ERP progiciel ou développement spécifique : que choisir pour votre entreprise ?

Quels sont les critères influant sur le choix d’un ERP ?

Comme pour tout projet – le point de départ est de formaliser le besoin. Dans le cadre de la mise en œuvre ou de la refonte d’un système ERP, cette formalisation revêt une importance toute particulière étant donné la position centrale que joue ce type d’outil dans la vie d’une entreprise.

À la croisée des chemins de tous les processus opérationnels de l’entreprise, l’ERP répond à une grande variété de challenges métier qu’il est nécessaire de prendre en compte lors du cadrage du chantier.

La solution doit avant toute chose répondre aux besoins de vos utilisateurs. Ils sont au cœur de l’entreprise et sont directement impliqués dans les processus opérationnels. Les impliquer dans cette démarche, c’est s’assurer que la définition du besoin ne soit pas biaisée et que votre futur ERP soit adapté à la réalité du terrain. Ils sont ceux qui vous permettront de cartographier de manière exhaustive le besoin fonctionnel, sa complexité et sa criticité pour les opérations quotidiennes.

D’autres typologies de besoins entrent également en ligne de compte :

• Les enjeux de votre secteur d’activité : chaque secteur d’activité dispose de ses propres normes et/ou spécificités. C’est la raison pour laquelle il existe des progiciels ERP spécialisés. Ainsi, l’industrie dans laquelle votre entreprise évolue impacte nécessairement la définition de votre besoin et votre choix.

• Votre stratégie : ou plus exactement, penser au futur et vous assurer que votre besoin prend en compte la trajectoire stratégique de votre organisation. Par exemple, une entreprise en croissance ouvrant de nouvelles business units fréquemment, voudra un outil capable de gérer les processus opérationnels de l’ensemble de ses entités présentes et futures.

Le cahier des charges va conditionner une grande partie du choix en fonction de la complexité du besoin et de son évolution. Cependant, d’autres paramètres peuvent entrer en ligne de compte, et le meilleur choix n’est pas forcément celui que l’on soupçonne.

Quels sont les différents types d’ERP ?

On peut regrouper les ERP en 2 grandes familles. Les logiciels ERP généralistes et spécialisés.

• L’ERP horizontal (généraliste) : il offre des fonctions adaptées pour des processus courants sur l’ensemble des opérations de l’entreprise. Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’hormis dans le cadre d’activités très spécifiques (comptabilité, RH, ventes…), il est peu probable de trouver une solution qui correspond exactement à vos besoins. Si les possibilités de développement personnalisé sont limitées, le choix d’un logiciel ERP généraliste est peu risqué et sa gestion reste simple.

• L’ERP vertical (spécialisé) : il s’agit de solutions conçues par métier. La couverture fonctionnelle est donc par définition moindre que celle de l’ERP horizontal. Mais leur modularité permet d’adapter la solution aux différents besoins grâce à des surcouches. L’intérêt de l’ERP vertical est que ces solutions répondent aux besoins de domaines d’activité spécifiques (ex : planificateur de production pour l’industrie).

Dans l’hypothèse où une solution ERP existante (horizontale ou verticale) répondrait aux besoins identifiés dans votre cahier des charges, il est très probable que votre choix se porte sur un progiciel : pas la peine de réinventer la roue.

Cependant, il est possible de ne pas trouver chaussure à son pied. La question du développement sur mesure se posera cependant si vous souhaitez vous munir d’une solution adaptée à 100% à votre entreprise et vos process. Comme nous avons pu le faire pour l’institut Ipéria.

Bien qu’à première vue la construction sur mesure d’un logiciel spécifique peut systématiquement sembler être la solution la plus adaptée, ce choix aura des impacts qu’il est nécessaire de prendre en compte au préalable. Notamment en ce qui concerne la maintenabilité et les coûts liés à votre système.

La maintenabilité de votre ERP

Même les logiciels spécifiques les mieux conçus et reposants sur des fondations solides ne résistent pas toujours à l’épreuve de multiples aménagements successifs. Il est donc nécessaire d’anticiper les défis de maintenance lorsque des développements spécifiques sont impliqués et que votre écosystème se complexifie.

Cependant, une solution sur mesure offre plus de contrôle et limite la dépendance vis-à-vis des montées de version et des évolutions réalisées par l’éditeur.

Dans le cas où des développements spécifiques sont réalisés autour d’une solution progicielle, l’ERP n’est pas toujours capable d’assurer la compatibilité ascendante de ses évolutions développées sur mesure. Cela signifie que l’application doit être testée dans son ensemble à chaque mise à jour de la solution. Il est même parfois nécessaire d’opérer d’importantes migrations.

Les coûts relatifs à la mise en œuvre ou la refonte d’un ERP

De tels projets peuvent impacter l’ensemble des services opérationnels de votre organisation. Il s’agit donc de projets d’ampleur par définition. Et le périmètre et les coûts qui y sont associés sont relatifs à la taille de la structure.

Le nombre d’utilisateurs est ainsi un facteur non négligeable qui rentre en compte dans le budget global pour le coût des licences si le choix se porte vers un ERP progiciel.

Les coûts relatifs aux développements spécifiques quant à eux sont des coûts “habituels” relatifs à un projet digital. Ils sont donc à prendre en compte dans le développement d’une solution ERP sur mesure, ou dans le cas de développement de modules spécifiques autour d’une solution progicielle.

D’autres coûts viennent ensuite tels que les coûts relatifs à la maintenance. Ces derniers sont en partie couverts par les licences lorsqu’il s’agit de progiciels, et doivent être définis lorsque des développements sur mesure sont impliqués.

Enfin, il est nécessaire de provisionner un budget couvrant les évolutions métier, technologiques et possiblement règlementaires (RGPD, accessibilité, etc…) pouvant impacter la solution. 

Ainsi, il ne s’agit pas uniquement de prévoir les coûts de mise en œuvre, mais bien de réaliser une projection financière sur 3 à 5 ans afin de pouvoir pallier les défis futurs.

Le tout sans oublier les coûts relatifs à la formation et l’acculturation.

Adoption et conduite du changement

Compte tenu du rôle que joue un logiciel ERP au sein d’une organisation, ces projets sont très souvent stratégiques pour l’entreprise. La question de l’adoption par les utilisateurs est donc cruciale.

La stratégie de conduite du changement mise en œuvre doit donc être à l’échelle de l’impact qu’un tel projet peut avoir sur les utilisateurs.

Les impliquer en amont du projet et dans le cadrage fonctionnel de la future solution participera bien évidemment à son adoption. Mais cela ne suffit pas. Il est nécessaire de continuer à les préparer au changement tout au long du projet, et d’anticiper la formation au nouvel outil.

La résistance au changement sera fonction d’un grand nombre de paramètres. Mais dans le cas de solutions logicielles, il est bien plus simple pour des utilisateurs d’adopter un logiciel entièrement adapté à leur besoin. La réponse fonctionnelle qu’offre votre futur ERP à vos équipes est donc clé afin d’assurer le changement.

En conclusion

Chaque solution dispose de ses avantages et de ses inconvénients. 

D’un côté, le choix du progiciel, qui apportera un time to market avantageux et une réassurance due à la présence de l’éditeur au prix d’une certaine dépendance vis-à-vis de ces derniers.

De l’autre, le développement sur mesure qui répondra plus spécifiquement aux besoins de votre entreprise et vous apportera plus de flexibilité et de liberté quant à son évolution au prix d’un investissement souvent supérieur.

La solution hybride, permettant de gérer les principales règles métier grâce à un progiciel tout en développant des modules sur mesure afin de s’adapter à votre entreprise peut sembler être la solution idéale. Force est de constater qu’entre ERP progiciel et ERP 100% sur mesure, une pléthore de solutions peut exister.

Chaque projet dispose donc d’une réponse qui lui est propre. C’est pourquoi il est crucial d’établir des critères qui conditionnent le choix, et de s’informer sur les avantages et inconvénients de chaque solution afin de répondre à un besoin dans un contexte qui nous est propre.

Et bien qu’il existe de nombreux critères afin de déterminer la solution qui correspond aux besoins de votre entreprise, le critère fondamental reste le besoin de vos utilisateurs métier !