Process First : Le fondement d'une transformation digitale réussie

Repenser la refonte des processus avant de créer un outil métier digitalisé.

Dans le cadre de transformation digitale, de nombreuses entreprises se précipitent pour créer ou implémenter des outils digitaux, sans prendre le temps d’examiner les processus métiers qui sous-tendent leurs opérations.

Cette approche risque de poser un problème : au lieu d’améliorer l’efficacité, ces outils pourraient bien reproduire les dysfonctionnements déjà présents, sans véritablement les corriger.

Avant de se lancer dans la conception et le développement d’un nouvel outil digital, il est essentiel de remettre de l’ordre dans les processus métier. Non seulement cela permettra de créer un outil réellement pertinent, mais surtout d’éviter de nombreux écueils.

Pourquoi repenser le processus avant de concevoir un outil métier ?

Souvent, le brief arrive avec une idée déjà bien arrêtée d’un outil censé résoudre tous les problèmes. C’est précisément à ce moment-là que nous intervenons, en tant qu’experts, pour recentrer la discussion sur l’essentiel : les processus.

Grâce à l’étude et aux entretiens avec les personnes concernées, nous redéfinissons les véritables besoins, afin de concevoir un outil qui reflète la réalité, et non une version déformée.

Sans ces questionnement, l’outil risque d’automatiser peut automatiser des étapes superflues, de reproduire des erreurs, d’ajouter de la complexité, voire de figer ou encore “figer” de mauvaises pratiques au cœur du fonctionnement de l’entreprise.

Prenons l’exemple de l’un de notre client : on les a accompagnés dans l’optimisation de leurs processus de gestion du transport multimodal avant de développer un outil digital. L’idée était de capitaliser sur les bonnes pratiques locales pour les déployer à plus grande échelle. 
Pour plus d’informations, c’est par ici.

Outil standard ou outil adapté ?

On nous pose souvent cette question : vaut-il mieux opter pour des outils « sur étagère » ou des solutions sur mesure, pensées spécialement pour vous ?

Il est essentiel d’examiner attentivement vos besoins. Cependant, si la première analyse révèle que 80 % de l’outil existant n’est pas exploité, comme le montre l’illustration c-dessous, alors chaque pixel devient encore plus coûteux.

En revanche, un outil conçu après la refonte des processus est spécifiquement adapté pour atteindre vos objectifs métiers. Cela se traduit par une meilleure efficacité et, à long terme, une réduction des coûts.

On a par exemple accompagné un leader du transport et de la logistique dans sa prise de décision autour de son outil CRM. La grande question : investir dans une évolution de l’outil existant ou repartir de zéro avec une nouvelle solution.

Quelques avantages appliquant la méthode « Process first »

• Moins de résistance au changement

En impliquant les parties prenantes -dès le début- dans la refonte des processus, l’entreprise réduit les résistances au changement. Cela permet aux équipes d’être acteurs de l’analyse de leur travail et d’accepter les nouveaux processus, favorisant ainsi l’adoption de l’outil digital.

• Outil adaptée aux besoins réels

La refonte des processus permet de mieux définir les fonctionnalités essentielles que doit avoir l’outil digital. Cela évite les solutions trop complexes ou insuffisantes, tout en assurant que l’outil sera parfaitement adapté aux workflows redéfinis.

• Meilleure expérience utilisateur

Un processus bien structuré conduit à une meilleure adoption de l’outil digital par les employés surtout si l’expérience sur l’outils reflète la réalité de terrain. Au lieu d’utiliser l’outil de manière détournée.

• Réduction de la complexité

Même si le choix est porté se porte sur le développement de l’outil sur mesure, l’optimisation préalable des processus permet de simplifier les besoins techniques. Cela évite une personnalisation excessive et coûteuse, en clarifiant exactement les fonctionnalités essentielles que doit avoir l’outil. Pour développer l’outil sur mesure, en optimisant le processus avant tout, l’approche simplifier les besoins techniques et évite une personnalisation excessive et coûteuse. On sait exactement quelles fonctionnalités un outil doit avoir.

En résumé

Process First, outils ensuite.

Une approche « Process first » permet de maximiser les bénéfices à long terme d’une transformation digitale. En revoyant et en optimisant les processus avant d’implémenter un outil digital, les entreprises s’assurent que la technologie répond réellement à leurs besoins métiers.

Cela permet de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction, tant en interne qu’auprès des clients.