REX : L’agilité à l’épreuve de la COVID-19

Le contexte

Mars 2019 : cela ne fait que quelques mois que nous travaillons ensemble. Nous sommes une équipe composée de 6 développeurs présents sur un même plateau. Nous collaborons en SCRUM, et sommes encore en train d’adapter le système afin que ce dernier nous convienne.

Ce dernier est relativement classique : nous disposons d’un management visuel que nous mettons à jour quotidiennement sur le plateau. Nous profitons de notre proximité afin d’optimiser les flux de production (échanges oraux, peer programming, etc.). Notre Product Owner (PO) est d’ailleurs régulièrement parmi nous sur le plateau.

Il s’agit d’un projet stratégique : la refonte de la plateforme marketing (sites institutionnels, marques dans 50+ pays) d’un groupe du CAC40. Notre première release est prévue pour le mois de mai. Il s’agissait d’un objectif très ambitieux compte tenu des attentes de nos sponsors.

Au lendemain des annonces du gouvernement et passé le vent de panique, notre première réaction a été de réfléchir aux impacts concrets de cette perte de proximité physique, et aux ajustements possibles.

Allier agilité et travail à distance

Adapter les modes de communication

La communication est une clé de succès universelle, et pas seulement propre à l’agilité. La proximité physique permet un échange direct, facile à mettre en place, facilitant grandement la compréhension mutuelle des protagonistes. 

Bien sûr, de nombreuses solutions existent pour allier travail à distance et communication de qualité. Mais il semble impossible de remplacer la communication orale et directe, tout particulièrement lorsqu’il s’agit de toutes les micro-interactions qui font la vie d’un projet. Le choix des outils a donc été déterminant afin de continuer à communiquer efficacement. Il a cependant fallu déterminer et optimiser leurs usages.

En effet, la distance entre les individus implique de multiples enjeux, notamment :

·       S’assurer de la bonne réception des communications

·       S’assurer de la réactivité des interlocuteurs

·       Ne s’adresser qu’aux personnes concernées

·       Éviter le sentiment de flood

Ainsi, la configuration de nos outils de communication – et notamment le Slack projet – a indéniablement été l’un des facteurs clés de succès.

Nous avons fait le choix de réorganiser nos canaux en créant de nombreux canaux thématiques permettant d’échanger rapidement et de manière ciblée sur des sujets dédiés (problématiques front, back, testing, produit, etc.). Nous avons également mis en place un certain nombre de règles de bonnes pratiques à respecter afin d’éviter le flood intempestif de ces canaux dédiées (avec un canal « random » mis en place pour toutes les interactions d’équipe n’étant pas en lien direct avec le projet).

Ayant mis un place un support à destination des webmasters, nous avons également utilisé le Slack pour faciliter les échanges entre les webmasters et les parties prenantes du projet, notamment lors des phases de migration et de contribution précédant une release.

Une grande partie des micro-interactions entre les différents membres de l’équipe concernent les questions relatives au produit, à sa valeur et à son fonctionnement. Remplacer ces interactions peut être difficile, mais notre choix s’est porté sur la mise en place d’un canal dédié, ainsi que d’une salle de visio-conférence (Zoom) ouverte en permanence sur laquelle nous avons encouragé chacun à se connecter afin de maintenir des échanges oraux éventuellement complétés d’un partage d’écran.

Réinventer l’animation des rituels projets

Les rituels rythment la vie d’une équipe agile. Difficile de remplacer la proximité physique pour les animer, et notamment les rétrospectives.

Le daily

Rituel quotidien pour commencer la journée. Il a lieu sur Zoom en partage d’écran avec le JIRA projet pour illustrer les sujets abordés.

Le principal enjeu ici a été de respecter les délais que nous nous imposons. Nous avons donc mis un ensemble de règles et de bonnes pratiques afin de résoudre ce problème :

·       Sans bâton de parole, nous avons pris l’habitude de nous exprimer par ordre alphabétique (en inversant le vendredi : on évite la monotonie autant que possible !)

·       Les discussions relatives à des sujets complexes sont abrégées, et un point ad-hoc est immédiatement organisé

Le sprint planning

L’animation des sprint plannings a été un challenge moins évident à relever que celui du daily. Zoom reste l’outil de prédilection pour l’organiser, en partage d’écran lorsque le Product Owner présente la User Story à estimer. 

Exit nos jeux de poker planning. Bien qu’il existe aujourd’hui des outils en ligne le simulant, nous avons fait au plus simple en utilisant une feuille de calcul. Cela nous permet également de conserver une trace de l’ensemble de nos sprints plannings. Une cellule est réservée à chaque développeur dans laquelle il insère son estimation, chacun valide sa saisie en même temps.

Nous avons également organisé des sessions d’affinage au besoin (ou backlog refinement), afin d’éviter que nos sprints plannings s’éternisent. Ces séances ont été animées de la même manière.

Les feuilles de calcul de la suite Google permettant l’utilisation de scripts, nous avons interfacée la suite  à notre JIRA afin de suivre en direct le nombre de points estimés par typologie de User Story et par Statut (Ready, WIP, etc…), dans une logique d’optimisation de la durée des rituels.

La rétrospective

C’est pour les rétrospectives que l’absence de présence physique s’est le plus fait sentir. Il a fallu beaucoup de créativité pour renouveler les différents ateliers sprint après sprint, compte tenu de cette nouvelle contrainte.

La principale réponse que nous avons apportée à cette problématique est l’utilisation d’outils tels que Draft ou Mural, qui ont permis de matérialiser un espace virtuel commun facilitant la participation et l’engagement de tous les participants.

Cependant, leur utilisation nécessite un temps de préparation largement revu à la hausse pour proposer une rétrospective de qualité et remplissant ses objectifs d’amélioration continue.

La démonstration

Les démonstrations n’ont pas été un obstacle. Préparées en amont, elles sont menées sur Zoom, avec un simple partage d’écran. Les uns après les autres, les développeurs présentent le travail réalisé durant le sprint. Nous récoltons le feedback des personnes présentes, qui viennent parfois enrichir le backlog.

Prévenir les conséquences de l’isolement social

La crise sanitaire a également eu un effet délétère sur notre santé mentale en supprimant le lien social. Et l’humain doit toujours être pris en considération dans un contexte d’équipe, encore plus en cette période.

Il n’y a bien sûr pas de solution miracle pour répondre à l’isolement qu’ont subi certains durant cette crise, mais savoir l’identifier et faire preuve de solidarité aura permis d’en limiter autant que possible les impacts.

Même à distance, multiplier les interactions via le chat ou les visioconférences permet de conserver un lien. Faire preuve de proactivité et s’intéresser à l’autre lors de réunions en 1 to 1 notamment aura permis d’identifier les personnes en détresse et de prendre des mesures afin de les accompagner dans les moments difficiles – mesures qui parfois se résument à organiser une vidéo conférence informelle afin de parler d’autre chose que du travail autour d’un verre.

Formation agile : un prérequis pour garantir l’efficience du groupe

Tout projet agile requiert au préalable une bonne compréhension des rôles et responsabilités de chacun afin de garantir le bon déroulement du projet.

Il est donc très courant que nous mobilisions un coach Agile afin de diffuser les bonnes pratiques au sein de l’équipe et de s’assurer que les concepts soient bien assimilés.

Cependant, dans le cadre d’un projet agile mené entièrement à distance, nous recommandons d’au moins proposer une formation agile à vos équipes afin d’assimiler les principes clés tels que les rituels, la notion de sprint, de priorisation, d’amélioration continue de l’équipe, les différents rôles et les responsabilités qui leur incombent, etc.

Bien qu’ils seront revus au démarrage du projet (qu’il s’agisse de la phase de découverte du projet ou via l’intervention d’un coach agile en complément), disposer de ce socle méthodologique accélère la montée en charge de l’équipe et améliorera la collaboration du groupe dans l’ensemble. Tout particulièrement lorsque les objectifs en termes de planning sont ambitieux.

En conclusion

Une fois de plus, l’organisation et les méthodes de travail des entreprises ont été mises à mal. Et encore une fois, il est possible de surpasser la difficulté. La distance et son impact sur les modes et la qualité de la communication peuvent s’avérer être un risque pour un projet Agile.

La maîtrise des bonnes pratiques, des rôles et des responsabilités de chacun est donc crucial pour appréhender sa place dans l’équipe, les attendus pour ensuite adapter le cadre de travail au contexte de chaque organisation. 

Chez ekino, c’est au travers de notre organisme de formation ekino.U que nous transmettons ce savoir-faire. Nos formateurs, experts dans les métiers du numérique construisent des programmes sur-mesure fondés sur des retours clients et l’expérience de nos équipes. 

Et il ne s’agit pas que d’Agile. La pandémie a accéléré le besoin de formations sur un grand nombre de domaines d’expertise en lien avec l’organisation et les processus opérationnels des entreprises. S’adapter devient donc crucial afin de rester compétitif.