Optic 2000 : accompagner le cadrage stratégique de la refonte du portail partenaires

Contexte : Moderniser le portail intranet du groupement Optic 2000 pour renforcer la collaboration interne 

Le portail intranet du Groupement Optic 2000, utilisé pour échanger des informations entre les magasins et le siège, était perçu comme un outil rigide et peu intuitif. Avec la refonte sous la responsabilité de la direction Communication, le projet visait à recueillir les besoins des utilisateurs et à aligner les équipes sur une vision cible, avant présentation au COMEX. 

Objectifs : Aligner les parties prenantes et définir un besoin clair 

L’objectif était de recueillir les attentes des utilisateurs, tout en alignant les équipes Communication, SI, RH et Achats sur une vision commune. Il s’agissait de bâtir un cahier des charges précis, permettant de garantir que la future plateforme réponde aux besoins variés du terrain et du siège. 

Le projet en chiffres :   

Le(s) challenges –  Fédérer et répondre à des besoins variés

Comment embarquer les 4 entités du groupe autour de la refonte et comment assurer que ce projet répondra de façon exhaustive aux divers besoins des utilisateurs terrain et siège (communication interne et externe, outil de commandes, service RH, service Achat, bibliothèque de documentations professionnelles, espace d’échanges entre opticiens). 

Notre solution – Un cadrage collaboratif et structuré 

Après une immersion dans l’écosystème du groupe et la formalisation des éléments en place pour assurer l’alignement sur ce que l’on a, et vers quoi on tend, nous sommes allés à la rencontre des utilisateurs grâce à des entretiens individuels (25) et un sondage auprès des boutiques. Puis, autour d’un atelier d’idéation, nous avons partagé les principales problématiques pour générer des solutions à prendre en compte dans la vision cible de la plateforme. Un besoin important de synthèse et de présentation de convictions a permis de rendre les résultats compréhensibles par tous. Enfin, des sessions en équipe intégrée (Groupement Audioptic + ekino) ont facilité grandement l’aboutissement à un cahier des charges pour que les besoins décrits au plus juste soient finement estimés par les répondants. 

Les résultats – Une vision claire et un projet validé par le COMEX 

L’équipe du groupement Optic 2000 a pu s’approprier les arguments afin de défendre le projet auprès du COMEX et obtenir un budget pour la refonte. La rédaction du cahier des charges a très vite pu s’enchainer et l’appel d’offres a été lancé. Cet accompagnement en amont a rendu le projet plus tangible pour les équipes et leur a apporté le recul nécessaire pour définir au plus juste le besoin.